Massenversand an eine Empfängerliste

Mit dem Massenversand schicken Sie dasselbe Formular an viele Personen, z.B. eine Datenschutzerklärung an alle Mitarbeitenden. Jede Person bekommt einen eigenen Vorgang mit eigener Kopie des Dokuments.

So finden Sie es

Vorlagen → Formularvorlagen → Zeile der Vorlage → Weitere Aktionen (⋮) → Massenversand

Tipp

Der Massenversand ist nur da, wenn Ihre Administration Massenversand aus Formularvorlagen erlauben eingeschaltet hat (siehe Vorlagen und Massenversand freischalten). Sonst steht im Startdialog «Der Massenversand ist in diesem Mandanten nicht freigeschaltet.»

Starten

1. Massenversand an eine Empfängerliste ist schon angekreuzt.
2. Klicken Sie auf Starten und gehen Sie bis zum Schritt Workflow.

Empfänger

1. Bei der Aufgabe, die jede Person der Liste übernimmt, ist An eine Empfängerliste senden (Massenversand) angekreuzt. Hat die Vorlage mehrere Rollen, wählen Sie unter Rolle aus der Liste, welche Rolle die Personen der Liste übernehmen.
2. Fügen Sie die Liste unter Empfängerliste einfügen ein: eine Person pro Zeile, getrennt mit Strichpunkt, Komma oder Tabulator, in der Reihenfolge E-Mail; Name; Handynummer; Sprache.
3. Oder laden Sie eine Datei hoch unter Datei hochladen (CSV oder Excel).

actaSIGN prüft jede Zeile und zeigt in der Spalte Status OK oder den Fehler, z.B. Ungültige E-Mail-Adresse oder Name fehlt. Mit Fehlerhafte Zeilen entfernen löschen Sie diese Zeilen.

Die Spalten

Spalte	Pflicht	Hinweis
E-Mail	ja	jede Adresse nur einmal
Name	ja	vollständiger Name
Handynummer	nur bei SMS-Code	im Format +41791234567
Sprache	nein	de, en, fr oder it

Eine Kopfzeile erkennt actaSIGN von selbst (z.B. «E-Mail; Name»). Ohne Kopfzeile gilt die Reihenfolge oben.

Platzhalter

In Betreff und Nachricht können Sie {{fullname}} und {{email}} schreiben. Jede Person sieht dort ihren eigenen Namen bzw. ihre Adresse, z.B. «Guten Tag {{fullname}}».

Prüfen, Versand, Bericht

Klicken Sie auf Zur Bearbeitung, prüfen Sie die Felder und klicken Sie statt Senden auf Massenversand. Es öffnet sich ein Fenster mit drei Stufen:

1. Prüfen: actaSIGN zeigt, wie viele Vorgänge es erstellt. Klicken Sie auf Massenversand starten.
2. Versand: Sie sehen, wie viele Vorgänge schon gestartet sind. Sie dürfen das Fenster schliessen; der Versand läuft weiter, und Sie bekommen am Ende eine E-Mail. Mit Versand stoppen brechen Sie ab.
3. Bericht: pro Person Gestartet, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen. Mit Bericht herunterladen (CSV) speichern Sie die Liste, mit Zu den Anfragen sehen Sie die Vorgänge.

Frühere Massenversände

Auf dem Reiter Formularvorlagen zeigt Massenversände (1) alle bisherigen Versände mit Stand und Bericht anzeigen.

Gut zu wissen

• Höchstens 500 Empfänger pro Versand. Pro Organisation laufen höchstens drei Versände gleichzeitig.
• Die Datei darf höchstens 2 MB gross sein (.csv, .txt, .tsv, .xlsx, .xlsm).
• Verlangt die Aufgabe einen SMS-Code, braucht jede Zeile eine Handynummer. Verlangt sie starke Authentifizierung, muss jede Person diese schon eingerichtet haben.
• Ein Name darf keine geschweiften Klammern {{ }} enthalten.

Siehe auch

• Formularvorlage verwenden
• Formularvorlage erstellen
• Anfragen verfolgen