Begriffe

actaPASS : Der Anmeldedienst unter my.actapass.com. Hier liegen Ihr Konto, Ihr Passwort und Ihr zweiter Faktor.

actaSIGN : Der Dienst unter my.actasign.ch, in dem Sie Dokumente signieren und zur Signatur versenden.

Organisation : Ihre Firma, Ihr Verein oder Ihre Behörde in actaSIGN. Die App sagt an manchen Stellen Mandant. Siehe Organisation und Mandant.

Firmenkonten : In actaPASS die Klammer um eine oder mehrere Organisationen. Nur für Administratoren wichtig.

Anfrage : Ein oder mehrere Dokumente, die Sie zur Signatur versenden.

Aufgabe : Was ein Empfänger in einer Anfrage tun muss, z.B. signieren oder genehmigen.

Schritt : Aufgaben im selben Schritt laufen gleichzeitig. Die Schritte laufen nacheinander: Schritt 2 startet erst, wenn Schritt 1 erledigt ist.

Empfänger : Wer eine Aufgabe bekommt. Braucht kein Konto.

Eigentümer & Beobachter : Wer eine Anfrage erstellt hat und wer sie mitverfolgt.

Portfolios : Ihre Dokumente in actaSIGN, mit allen zugehörigen Anfragen.

Vorlage : Ein gespeicherter Ablauf, den Sie immer wieder verwenden.

Prozessvorlagen : Vorlagen mit Betreff, Schritten und Aufgaben, aber ohne Dokument. Siehe Vorlagen im Überblick.

Formularvorlagen : Vorlagen mit Rollen und fertig platzierten Feldern für ein bestimmtes Dokument.

Rolle : In einer Formularvorlage die Aufgabe, der Felder gehören, z.B. «Mieter». Beim Verwenden ordnen Sie jeder Rolle eine Person zu.

Referenzdokument : Das Dokument einer Formularvorlage, auf dem die Felder liegen.

Datenname : Kurzer Name eines Felds, z.B. «zivilstand». Erscheint im Datenexport und dient für Bedingungen.

Massenversand : Dieselbe Formularvorlage an eine Liste von Personen senden, jede mit eigenem Vorgang.

Darstellungen : Wie Ihre Signatur auf dem Dokument aussieht (Unterschrift, Name, Ort, Datum …).

Stellvertretung : Ein Mitglied, das während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt.

Einfache elektronische Signatur (EES) : Bestätigt, dass jemand ein Dokument angenommen hat. Für interne Abläufe und einfache Verträge.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) : Eindeutig einer Person zugeordnet; die Person bestätigt mit einem Code per SMS.

Fortgeschrittene CH-Signatur (FES CH) : Fortgeschrittene Signatur nach Schweizer Recht mit Zertifikat auf den eigenen Namen. Nur mit Schweizer Handynummer.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES) : Rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Schweiz: ZertES, EU: eIDAS). Nötig z.B. für Verträge, die gesetzlich die Schriftform verlangen. Siehe Signaturarten im Vergleich.

Siegel : Elektronisches Siegel der Organisation statt einer Person.

Zwei-Faktor-Authentifizierung : Anmeldung mit Passwort plus einem Code aus einer App oder einem Passkey.

Starke Authentifizierung : Zusätzlicher Schutz einer Signaturaufgabe in actaSIGN: Vor dem Signieren bestätigen Sie mit Passkey oder Authenticator-App.

Passkey : Anmeldung ohne Passwort, mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Sicherheitsschlüssel.

Wiederherstellungscodes : Einmal-Codes für den Notfall, wenn Handy oder Passkey fehlen.

Single Sign-on : Zentrale Anmeldung Ihrer Firma, z.B. mit Microsoft 365. Dann melden Sie sich bei actaPASS mit Ihrem Firmenkonto an.

Studio : Die neue Dokumentansicht von actaSIGN, pro Organisation eingeschaltet. Siehe Studio: die neue Dokumentansicht.

Testlauf : Im Studio das Dokument probeweise ausfüllen wie ein Empfänger, ohne etwas zu speichern oder zu senden.