Häufige Fragen
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Erste Schritte
Abschnitt betitelt „Erste Schritte“- Was ist der Unterschied zwischen actaSIGN und actaPASS?
- Unter welcher Adresse finde ich actaSIGN und actaPASS?
- Was ist ein Mandant?
- Brauche ich ein Konto, um ein Dokument zu unterschreiben?
- Welche Anleitung passt zu meiner Situation?
- Wie wechsle ich in eine andere Organisation?
- Wie stelle ich die Sprache von actaSIGN um?
- Wie mache ich die Knöpfe grösser?
- Wie schalte ich den dunklen Modus ein?
- Was zeigen die Symbole im Menü links?
- Warum fehlt bei mir «Vorlagen» im Menü?
Für Benutzer
Abschnitt betitelt „Für Benutzer“Ich habe eine Signaturanfrage erhalten
Abschnitt betitelt „Ich habe eine Signaturanfrage erhalten“- Muss ich mich registrieren, um zu signieren?
- Was bedeutet die E-Mail von actaSIGN, die ich erhalten habe?
- Was muss ich bei einer Aufgabe «nur zur Information» tun?
- Darf ich den Link aus der E-Mail an jemand anderen weitergeben?
- Was sehe ich, wenn ich auf den Link klicke?
- Warum fragt actaSIGN beim ersten Mal nach meinem Ort?
- Die Seite sieht anders aus als in der Anleitung. Warum?
- Was bedeuten «Ihre Aufgaben» und «Nächstes Feld» auf der Signierseite?
- Woher bekomme ich das Passwort für die Aufgabe?
- Ich habe keinen SMS-Code erhalten. Was nun?
- Warum muss ich mich für diese Aufgabe anmelden?
- Wie öffne ich eine Aufgabe mit Passkey oder Authenticator-App?
- Wie fülle ich ein Auswahlfeld mit eigener Angabe aus?
- Warum kann ich nicht signieren, obwohl ich alles ausgefüllt habe?
- Was bedeutet «Bitte zuerst Dokument ansehen»?
- Muss ich optionale Unterschriften leisten?
- Wie finde ich im Studio alle Felder, die ich noch ausfüllen muss?
- Wie signiere ich ein Dokument, das mir jemand geschickt hat?
- Wie funktioniert die Signatur mit SMS-Code (FES)?
- Wie signiere ich qualifiziert mit der Mobile ID App?
- Was tun bei «Qualifizierte Signatur nicht möglich»?
- Wie füge ich meine handschriftliche Unterschrift hinzu?
- Kann ich auf dem Handy unterschreiben, während ich am Computer signiere?
- Wie lehne ich ein Dokument ab?
- Was passiert mit der Anfrage, wenn ich ablehne?
- Eine Kollegin ist zuständig. Wie gebe ich ihr die Aufgabe?
- Wie lasse ich eine zweite Person mitunterschreiben?
- Wie lade ich eine Datei wie meinen Ausweis zur Aufgabe hoch?
- Wo finde ich die Anlagen des Absenders?
- Wo sind im Studio die Anlagen («Beilagen»)?
- Wie lade ich das signierte Dokument herunter?
- Was bedeutet «Aufgabe bearbeitet» oder «Aufgabe zurückgezogen/abgelehnt»?
- Der Link öffnet sich nicht wegen der Uhrzeit. Was tun?
- Wie richte ich einen Passkey über den Link aus der Einladung ein?
- Ich habe mein Handy mit der Authenticator-App verloren. Was nun?
Ich möchte selbst signieren
Abschnitt betitelt „Ich möchte selbst signieren“- Wie signiere ich ein Dokument nur selbst?
- Welche Signaturqualität soll ich wählen?
- Wie setze ich meinen Stempel beim Selbstsignieren?
- Wie signiere ich ein PDF direkt per Rechtsklick?
- Wie drucke ich ein Dokument zu actaSIGN?
- Wo finde ich alle Aufgaben, die ich erledigen muss?
- Was bedeuten EES, FES und QES in der Aufgabenliste?
- Warum steht bei einer Aufgabe «Vertretung für …»?
- Wie signiere ich viele Aufgaben auf einmal?
- Warum kann ich eine Aufgabe nicht für das gemeinsame Signieren auswählen?
Ich möchte andere zum Signieren einladen
Abschnitt betitelt „Ich möchte andere zum Signieren einladen“- Warum öffnet sich die Anfrage im Studio, obwohl ich es nicht nutze?
- Wie schicke ich ein Dokument an andere zur Signatur?
- Welche Schritte hat eine neue Anfrage?
- Was ist der Unterschied zwischen Dokument, Anhang und Beilage?
- Kann ich eine Word-Datei oder ein Bild mitschicken?
- Warum nimmt actaSIGN mein PDF nicht an?
- Was bedeuten «Nur ich» und «Andere Personen»?
- Wie starte ich eine Anfrage aus einer Vorlage?
- Wo schreibe ich eine Nachricht an alle Empfänger?
- Wie stelle ich automatische Erinnerungen ein?
- Wie setze ich eine Frist für die Anfrage?
- Wie gebe ich Kolleginnen Zugriff auf meine Anfrage?
- Welche E-Mails erhalte ich als absendende Person?
- Können die signierten Dokumente direkt mit der E-Mail kommen?
- Wie lasse ich mehrere Personen nacheinander signieren?
- Was geschieht, wenn ein Empfänger abwesend ist?
- Warum bleibt «Zur Bearbeitung» grau?
- Welche Signaturart soll ich wählen?
- Was braucht ein Empfänger für eine qualifizierte Signatur?
- Wie schütze ich eine Aufgabe mit einem Passwort oder SMS-Code?
- Warum kann ich «Authenticator-App / Passkey» nicht wählen?
- Wie erlaube ich einem Empfänger, die Aufgabe weiterzugeben?
- Wie sorge ich dafür, dass der Empfänger alle Seiten liest?
- In welcher Sprache erhält der Empfänger die E-Mail?
- Wie signiere ich selbst mit, wenn ich andere einlade?
- Wie setze ich ein Signaturfeld ins Dokument?
- Wie mache ich ein Feld zum Pflichtfeld?
- Wie lasse ich actaSIGN die Felder selbst setzen?
- Was ist Studio, die neue Dokumentansicht?
- Wie platziere ich Felder im Studio?
- Wo stelle ich im Studio ein Feld ein, z.B. Pflichtfeld oder Optional?
- Wie probiere ich eine Anfrage vor dem Senden aus (Testlauf)?
- Warum sieht der Bildschirm mit dem Dokument bei mir anders aus als in der Hilfe?
- Welche Ansicht sehen meine Empfänger, klassisch oder Studio?
- Was geschieht nach dem Senden?
- Wie breche ich eine angefangene Anfrage ab, ohne sie zu verlieren?
Meine Anfragen verfolgen
Abschnitt betitelt „Meine Anfragen verfolgen“- Wo sehe ich, wer schon signiert hat?
- Wie ändere ich die E-Mail-Adresse eines Empfängers nach dem Senden?
- Wie erinnere ich einen Empfänger?
- Wo finde ich eine Anfrage, die ich noch nicht gesendet habe?
- Wie sende ich dieselbe Anfrage noch einmal?
- Wo bekomme ich einen Nachweis (Protokoll) der Signatur?
- Wie exportiere ich die Eingaben der Empfänger?
- Wie lange hat eine Anfrage gedauert?
- Wie prüfe ich, ob die Signaturen gültig sind?
- Wie räume ich alte Anfragen auf?
- Wo finde ich meine Dokumente unabhängig von der Anfrage?
Vorlagen und Massenversand
Abschnitt betitelt „Vorlagen und Massenversand“- Was ist der Unterschied zwischen Prozessvorlage und Formularvorlage?
- Wie speichere ich einen wiederkehrenden Ablauf als Vorlage?
- Muss ich in einer Vorlage schon Empfänger eintragen?
- Wie bekommt eine Kollegin automatisch jeden Vorgang aus einer Vorlage mit?
- Kann ich eine laufende Anfrage als Vorlage speichern?
- Wie ändere, kopiere oder lösche ich eine Vorlage?
- Wie lege ich eine Formularvorlage mit fertigen Feldern an?
- Wie richte ich ein Feld an einem Text im Dokument aus?
- Wo finde ich im Studio die Positionierung eines Felds der Formularvorlage?
- Wie mache ich ein Feld nur unter einer Bedingung zur Pflicht?
- Wie verlange ich, dass mindestens ein Kästchen angekreuzt wird?
- Kann ich beim Start ein eigenes Dokument statt des Vorlagendokuments nehmen?
- Wie verhindere ich, dass Felder auf einem falschen Dokument landen?
- Kann die KI Felder für mich platzieren?
- Wie ordne ich den Rollen einer Formularvorlage Personen zu?
- Wie bekomme ich die ausgefüllten Formulardaten als Excel-Tabelle?
- Wie sende ich ein Formular an viele Personen auf einmal?
- Wie muss die Empfängerliste für den Massenversand aussehen?
- Wie spreche ich beim Massenversand jede Person mit Namen an?
Persönliche Einstellungen
Abschnitt betitelt „Persönliche Einstellungen“- Wie ändere ich, wie meine Signatur aussieht?
- Wie hinterlege ich meine Unterschrift?
- Kann ich auf dem Handy unterschreiben statt mit der Maus?
- Wie lade ich einen Firmenstempel hoch?
- Wie ändere ich meinen Namen in Signaturen?
- Wie hinterlege oder ändere ich meine Handynummer?
- Warum kann ich mein Profil nicht speichern?
- Wie trage ich meine Ferien und eine Stellvertretung ein?
- Welche Aufgaben übernimmt meine Stellvertretung nicht?
- Wie richte ich einen Passkey für geschützte Aufgaben ein?
- Was mache ich, wenn mein Handy mit der Authenticator-App weg ist?
Mein actaPASS-Konto
Abschnitt betitelt „Mein actaPASS-Konto“- Ich habe eine Einladung bekommen. Was muss ich tun?
- Meine Einladung ist abgelaufen. Was nun?
- Wie lege ich ein Konto an?
- Wie melde ich mich an?
- Ich habe mein Passwort vergessen.
- Wie ändere ich mein Passwort, wenn ich angemeldet bin?
- Was bedeutet die Kachel «Neue Mandanten»?
- Wie melde ich mich ab, auch bei Single Sign-on?
- Kann ich meine Passkeys oder angemeldeten Geräte in actaPASS sehen?
Für Administratoren
Abschnitt betitelt „Für Administratoren“Verwaltung in actaSIGN
Abschnitt betitelt „Verwaltung in actaSIGN“- Wo finde ich die Verwaltung von actaSIGN?
- Wer ist Administrator meiner Organisation?
- Warum sieht eine Kollegin in der Verwaltung nur die Kontakte?
- Was passiert, wenn ich die Voreinstellungen verlasse, ohne zu speichern?
- Wie oft erinnert actaSIGN an offene Aufgaben, und wie ändere ich das?
- Wie archiviere ich abgeschlossene Anfragen automatisch?
- Wann löscht actaSIGN die Dokumente abgeschlossener Anfragen?
- Wie erlaube ich nur Administratoren, Vorlagen zu bearbeiten?
- Wie schalte ich den Massenversand ein?
- Wie biete ich die fortgeschrittene Signatur nach Schweizer Recht (FES CH) an?
- Wie schalte ich Studio ein?
- Wie gebe ich Studio zuerst nur einzelnen Personen frei?
- Wie blende ich «Erstellt mit actaSIGN» in Signaturen aus?
- Wie lege ich fest, wie neue Signaturfelder aussehen?
- Wie verhindere ich, dass Empfänger beim Signieren eigene Felder hinzufügen?
- Über welche Ereignisse erhalten Sender standardmässig eine E-Mail?
- Wie erhalten auch Beobachter die E-Mails des Senders?
- Wie lege ich die Standard-Signaturart für neue Anfragen fest?
- Wie hängt actaSIGN die signierten Dokumente an die Abschluss-E-Mail?
- Wie verlange ich für jede neue Aufgabe eine Authentifizierung?
- Wie darf das Sekretariat die Kontakte pflegen, ohne Administrator zu sein?
- Wie bearbeite ich das Profil eines Mitglieds?
- Wie importiere ich viele Kontakte auf einmal?
- Wie richte ich ein Siegel der Organisation ein?
- Wie lade ich jemanden ein, eine Authenticator-App oder einen Passkey einzurichten?
- Wer hat die starke Authentifizierung schon eingerichtet?
- Wie melden sich Mitarbeitende mit ihrem Microsoft- oder Google-Konto an?
- Wie übernimmt actaSIGN Abwesenheiten aus Outlook oder Google Kalender?
- Wie versende ich Benachrichtigungen über unseren eigenen Mail-Server oder Beekeeper?
- Wie informiert actaSIGN unser Archiv, wenn eine Anfrage abgeschlossen ist?
- Wie lege ich Dokumente auf unserem eigenen actaBOX-Server ab?
- Wie schalte ich die KI-Funktionen ein?
- Wie viele Signaturen hat unsere Organisation diesen Monat erstellt?
- Wie lange dauern unsere Anfragen bis zum Abschluss?
- Wie melde ich eine Person ab, die noch angemeldet ist?
- Wo sehe ich, wer was in der Verwaltung geändert hat?
Management in actaPASS
Abschnitt betitelt „Management in actaPASS“- Wie füge ich eine neue Mitarbeiterin hinzu?
- Wie hängen Firmenkonto, Mandant und Mitglieder zusammen?
- Wie erstelle ich ein Firmenkonto für meine Firma?
- Wie lösche ich ein Firmenkonto?
- Wie verlange ich für alle Mitglieder einen zweiten Faktor?
- Wo hinterlege ich die Rechnungsadresse?
- Wie zeige ich E-Mails und Anwendung in unseren Firmenfarben?
- Wie mache ich jemanden zum Administrator?
- Wie sperre ich eine Person, die die Firma verlassen hat?
- Ein Mitglied hat sein Telefon verloren: Wie setze ich die Anmeldung zurück?
- Wie sende ich eine Einladung erneut?
- Wie bestätige ich unsere Firmen-Domain?
- Wie richte ich die Anmeldung mit dem Firmenkonto (SSO) ein?
- Wie erhält unser ERP Zugang zur API?
- Ich habe das Client Secret verloren: Was nun?
- Wie beschränke ich den Zugriff auf unser Firmennetz?