Abwesenheit eintragen

Tragen Sie ein, wann Sie nicht da sind. Wer Ihnen eine Anfrage schicken will, sieht dann einen Hinweis. Mit einer Stellvertretung gehen Ihre Aufgaben auf Wunsch automatisch an diese Person.

So finden Sie es

Startseite → Profil → Abwesenheiten

1. Klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen.
2. Wählen Sie Von und Bis.
3. Wählen Sie unter Stellvertretung ein Mitglied Ihrer Organisation, oder Keine Stellvertretung.
4. Optional: Aufgaben während dieser Abwesenheit automatisch übergeben. Das geht nur mit Stellvertretung.
5. Optional: eine Notiz. Nur Sie und die Administration sehen sie.
6. Klicken Sie auf Abwesenheit speichern. Sie ist sofort gespeichert; Sie brauchen nicht zusätzlich Speichern zu klicken.

Ihre Abwesenheiten

1. Jede Abwesenheit zeigt Datum, Stand (Läuft, Geplant oder Beendet) und die Stellvertretung.
2. Mit dem Stift (Abwesenheit bearbeiten) ändern Sie eine Abwesenheit, die noch nicht vorbei ist.
3. Mit dem Papierkorb (Abwesenheit löschen) entfernen Sie sie sofort.

Was übergeben wird, und was nicht

Mit automatischer Übergabe gehen neue und offene Aufgaben an Ihre Stellvertretung. Diese signiert mit ihrem eigenen Namen und ihrer eigenen Handynummer; im Protokoll stehen beide Personen. Ihre Stellvertretung sieht übernommene Aufgaben mit dem Hinweis Vertretung für …. Bei Ihrer Abwesenheit steht, wie viele Aufgaben übergeben wurden.

Bei Ihnen bleiben:

• Aufgaben mit Passwort oder Siegel
• FES- und QES-Aufgaben, wenn Ihre Stellvertretung keine Handynummer hinterlegt hat (bei FES CH: keine Schweizer Nummer)
• Aufgaben mit starker Authentifizierung, die Ihre Stellvertretung noch nicht eingerichtet hat
• Aufgaben, wenn Ihre Stellvertretung selbst abwesend ist

Abwesenheiten aus dem Kalender

Tipp

Hat Ihre Administration Microsoft 365 oder Google verbunden und den Kalender eingeschaltet, übernimmt actaSIGN Ihre Abwesenheiten aus Outlook oder Google Kalender (nur Beginn und Ende). Siehe Microsoft 365 oder Google verbinden.

• Solche Abwesenheiten tragen aus Outlook oder aus Google Kalender. Das Datum ändern oder löschen Sie im Kalender, nicht in actaSIGN.
• Unter Voreinstellung für Abwesenheiten aus Outlook (bzw. aus Google Kalender) wählen Sie die Stellvertretung und ob Aufgaben übergeben werden. Das gilt für jede neu übernommene Abwesenheit.

Gut zu wissen

• Eine Abwesenheit dauert höchstens ein Jahr und kann nicht in der Vergangenheit liegen.
• Höchstens 20 Abwesenheiten, die noch nicht vorbei sind.
• Sie können nicht Ihre eigene Stellvertretung sein.
• Absender sehen beim Erstellen einer Anfrage Ihre Abwesenheit und können die Aufgabe selbst an Ihre Stellvertretung übergeben.

Siehe auch

• Profil verwalten
• Rollen und Berechtigungen