Eine Aufgabe zusätzlich schützen
Wer den Link in der E-Mail hat, kann die Aufgabe normalerweise öffnen. Bei vertraulichen Dokumenten verlangen Sie zusätzlich einen Nachweis, dass wirklich die richtige Person den Link öffnet.
- Öffnen Sie in der Aufgabe Erweiterte Optionen.
- Klicken Sie unter Authentifizierung in das Feld.
- Wählen Sie, wie sich die Person ausweisen muss (siehe Tabelle).
| Authentifizierung | Was die Person tun muss | Was Sie angeben |
|---|---|---|
| Keine | Nichts, der Link genügt. | – |
| OTP via SMS | Einen Code eingeben, den sie per SMS erhält. | Die Mobilnummer der Person |
| Passwort | Ein Passwort eingeben, das Sie ihr auf einem anderen Weg mitteilen. | Das Passwort, zweimal |
| Anmeldung erforderlich | Sich mit einem actaPASS-Konto anmelden. | – |
| Authenticator-App / Passkey | Sich mit ihrer Authenticator-App oder ihrem Passkey bestätigen. | – (die Person muss das eingerichtet haben) |
Passwort festlegen
Abschnitt betitelt „Passwort festlegen“
- Geben Sie das Passwort ein.
- Geben Sie es zur Kontrolle noch einmal ein.
Teilen Sie das Passwort der Person mündlich oder per Telefon mit, nicht in derselben E-Mail. actaSIGN warnt, wenn es kürzer als 6 Zeichen ist oder die beiden Eingaben nicht übereinstimmen.
Authenticator-App / Passkey
Abschnitt betitelt „Authenticator-App / Passkey“Diese Wahl ist nur möglich, wenn die Person eine Authenticator-App oder einen Passkey eingerichtet hat. Unter ihrer Adresse steht dann Für Authenticator-App / Passkey eingerichtet.
Fehlt die Einrichtung, zeigt actaSIGN den Hinweis «… hat noch keine Authenticator-App und keinen Passkey eingerichtet.» Sind Sie dazu berechtigt, klicken Sie auf Einladung zur Einrichtung senden. Bis die Person fertig ist, bleibt Zur Bearbeitung grau.
Gut zu wissen
Abschnitt betitelt „Gut zu wissen“- Die Authentifizierung gilt pro Aufgabe. Jede Person kann einen anderen Schutz haben.
- Das Passwort sendet actaSIGN nie zurück an den Browser. Bearbeiten Sie einen Entwurf später, lassen Sie das Feld leer, um das bisherige Passwort zu behalten.
- Die Authentifizierung schützt den Zugang. Wie stark die Signatur ist, legt der Aufgabentyp fest.