Formularvorlage erstellen
Eine Formularvorlage speichert die Felder eines Dokuments, das Sie immer wieder brauchen, z.B. ein Personalblatt. Jedes Feld gehört schon einer Rolle. Beim Verwenden ordnen Sie den Rollen nur noch Personen zu.
Prozess: die Rollen
Abschnitt betitelt „Prozess: die Rollen“
- Geben Sie oben einen Namen ein, z.B. «Mietvertrag Wohnung».
- Der Editor hat drei Bereiche: Prozess, Einstellungen und Felder. Eine neue Vorlage beginnt mit Prozess.
- Legen Sie Schritte und Aufgaben an wie bei einer Anfrage. Jede Aufgabe ist eine Rolle, z.B. «Mieter» und «Vermieterin». Oder übernehmen Sie den Ablauf mit Prozess aus Prozessvorlage übernehmen.
Tragen Sie bei einer Aufgabe eine Person ein (E-Mail-Adresse oder Name), ist die Rolle fest dieser Person zugewiesen. In der Liste der Rollen unter Felder steht dann «Fest zugewiesen» mit dem Namen. Ohne Person steht dort «Wird beim Starten zugewiesen».
Einstellungen
Abschnitt betitelt „Einstellungen“
- Unter Einstellungen geben Sie Betreff, Nachricht und weitere Einstellungen vor. actaSIGN schlägt sie bei jedem Vorgang aus dieser Vorlage vor.
Der Bereich Felder zeigt das Dokument in der Ansicht Ihrer Organisation: klassisch oder Studio.
- Öffnen Sie Felder und laden Sie unter Dokumente das Dokument hoch, auf dem die Felder liegen (das Referenzdokument).
- Wählen Sie rechts unter Rollen die Rolle, deren Felder Sie platzieren.
- Wählen Sie links ein Feld, z.B. Signatur oder Auswahlfeld, und klicken Sie auf die Stelle im Dokument.
- Klicken Sie oben auf Speichern.
- Öffnen Sie Felder und laden Sie unter Dokumente das Dokument hoch, auf dem die Felder liegen (das Referenzdokument).
- Wählen Sie rechts unter Rollen die Rolle, deren Felder Sie platzieren. Die Rolle steht dann auch oben unter Empfänger für neue Felder.
- Wählen Sie oben in der Werkzeugleiste ein Feld, z.B. Signatur oder Auswahlfeld, und klicken Sie auf die Stelle im Dokument. Die Einstellungen des Felds stehen daneben unter Eigenschaften.
- Klicken Sie oben auf Speichern.
Mit dem Testlauf füllen Sie die Vorlage probeweise aus, siehe Testlauf.
Wie Felder ihren Platz finden und welche Einstellungen sie haben, steht unter Felder positionieren und einstellen. Mehrere Dokumente und Anlagen: Dokument der Formularvorlage.
Gut zu wissen
Abschnitt betitelt „Gut zu wissen“- Ohne Namen, ohne Rolle oder ohne Referenzdokument speichert actaSIGN nicht. Die Meldung steht rot oben neben den Bereichen.
- Schliessen Sie mit ✕ und haben Sie noch nicht gespeichert, fragt actaSIGN Änderungen verwerfen?.
- In der Liste zeigt jede Formularvorlage Anzahl Schritte, Rollen und Felder und ob ein Dokument enthalten ist (Dokument enthalten) oder nur die Felder (Nur Felddefinitionen).