Erinnerungen, Archivierung und Bereinigung vorgeben

Mit diesen Vorgaben bestimmen Sie für die ganze Organisation, wie oft Empfänger an offene Aufgaben erinnert werden, wann abgeschlossene Anfragen archiviert werden und wann actaSIGN die Dokumente löscht.

Nur für Administratoren

Sie brauchen Administratorrechte für die Organisation.

So finden Sie es

Verwaltung → Voreinstellungen → Karten Erinnerungen, Archivierung und Bereinigung

Die Werte gelten für neue Vorlagen und neue Anfragen. Bestehende Vorlagen und gespeicherte Anfragen ändern sich nicht. Wird eine Anfrage aus einer Vorlage gestartet, gelten immer die Werte der Vorlage.

Erinnerungen

1. Schalten Sie Aktiviert ein, damit actaSIGN erinnert.
2. Tage bis zur ersten Erinnerung: so viele Tage nach dem Zustellen der Aufgabe kommt die erste Erinnerung (mindestens 1).
3. Optional: Erinnerung wiederholen einschalten.
4. Tage zwischen wiederholten Erinnerungen: Abstand zwischen den weiteren Erinnerungen.
5. Maximale Anzahl an wiederholten Erinnerungen: danach erinnert actaSIGN nicht mehr.
6. Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.

Einstellung	Was sie bewirkt	Standard
Aktiviert	Erinnert Empfänger an offene Aufgaben	ein
Tage bis zur ersten Erinnerung	Wartezeit bis zur ersten Erinnerung	3
Erinnerung wiederholen	Weitere Erinnerungen nach der ersten	aus
Tage zwischen wiederholten Erinnerungen	Abstand der weiteren Erinnerungen	1
Maximale Anzahl an wiederholten Erinnerungen	Obergrenze der weiteren Erinnerungen	3

Archivierung

1. Schalten Sie Aktiviert ein.
2. Tage bis zur Archivierung: so viele Tage nach dem Abschluss verschiebt actaSIGN eine Anfrage ins Archiv (0 bis 3650; 0 heisst sofort).

Einstellung	Was sie bewirkt	Standard
Aktiviert	Archiviert abgeschlossene Anfragen automatisch	aus
Tage bis zur Archivierung	Wartezeit nach dem Abschluss	0

Bereinigung

1. Aktiviert schaltet die Bereinigung ein.
2. Lesen Sie den Hinweis: Bereinigte Dokumente werden endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
3. Tage bis zur Bereinigung: so viele Tage nach dem Abschluss löscht actaSIGN die Dokumente einer Anfrage (mindestens 1).

Gelöscht ist gelöscht

Bereinigte Dokumente sind weg, auch für Sie als Administrator. Laden Sie signierte Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, vorher herunter oder legen Sie eine längere Frist fest.

Einstellung	Was sie bewirkt	Standard
Aktiviert	Löscht die Dokumente abgeschlossener Anfragen automatisch	ein
Tage bis zur Bereinigung	Wartezeit nach dem Abschluss	90

Gut zu wissen

• Lädt jemand im Composer andere Personen ein, zeigt Schritt Betreff & Einstellungen diese Werte als kurze Zusammenfassung, zum Beispiel «Erinnerung nach 3 Tagen (einmalig)». Unter Erweiterte Einstellungen anzeigen kann der Absender sie für diese eine Anfrage ändern, siehe Erweiterte Einstellungen. Feste Werte für wiederkehrende Abläufe legen Sie in einer Prozessvorlage fest.
• Die Standardwerte in den Tabellen gelten, solange niemand die Voreinstellungen gespeichert hat.
• Verlassen Sie die Seite ohne zu speichern, fragt actaSIGN nach (Ungespeicherte Änderungen).

Siehe auch

• Vorlagen, Massenversand und Studio freischalten
• Vorbelegung im Composer
• Anfragen verfolgen