Berechtigungen und Optionen einer Aufgabe

Jede Aufgabe hat eigene Einstellungen. So darf z.B. eine Person das Dokument an eine Kollegin weiterreichen, eine andere muss erst alle Seiten ansehen, bevor sie signiert.

Eigene Nachricht und Sprache

Persönliche Nachricht: ein Text nur für diese Person. Er steht in ihrer E-Mail zusätzlich zur Nachricht an alle.
Benachrichtigungssprache: die Sprache der E-Mails an diese Person und der Seite, auf der sie signiert.
Erweiterte Optionen öffnet die weiteren Einstellungen.

Erweiterte Optionen

Optionale Berechtigungen: was die Person zusätzlich darf (siehe unten).
Lese-Pflicht: ob die Person Seiten ansehen muss, bevor sie signiert.
Klick-Bestätigung: ob die Person Signaturfelder vor dem Signieren anklicken muss.
Benachrichtigungen: welche E-Mails die Person erhält.

Darunter steht die Authentifizierung, siehe Aufgabe schützen.

Optionale Berechtigungen

Berechtigung	Die Person darf …
Delegieren	die Aufgabe an eine andere Person weitergeben
Andere einladen	weitere Personen zum Signieren einladen
Felder ausfüllen	Felder im Dokument ausfüllen
Dokumente herunterladen	die Dokumente herunterladen
Anlagen hochladen	eigene Dateien zur Anfrage hinzufügen

Kommentieren, abschliessen und ablehnen darf jede Person immer.

Lese-Pflicht

Keine Anforderung: Die Person kann sofort signieren.
Empfänger muss alle Seiten ansehen
Empfänger muss bestimmte Seiten ansehen…: Die Seiten wählen Sie danach im Dokument. Oben rechts auf jeder Seite erscheint ein Auge; ein Klick darauf macht die Seite zur Pflichtseite.

Klick-Bestätigung

Nur bei Aufgaben mit Signatur.

Keine Bestätigung nötig
Alle Unterschriftenfelder müssen bestätigt werden
Bestimmte Unterschriftenfelder…: Im Dokument klicken Sie auf ein Signaturfeld und markieren es mit dem Hand-Symbol, siehe Felder platzieren.

Benachrichtigungen

Keine Benachrichtigung bei Abschluss, Keine Benachrichtigung bei Stornierung, Keine Benachrichtigung bei Ablehnung: Die Person erhält diese E-Mail nicht.
Bestätigung nach Erledigung senden: Die Person erhält eine E-Mail, sobald sie ihre Aufgabe erledigt hat.

Link zum Ergebnis

Bei einer Aufgabe Nur zur Information (1) erhält die Person einen Link zum Ergebnis, sobald nichts mehr zu signieren ist. Unter Link zum Ergebnis (2) schalten Sie das ab: Keinen Link zum Ergebnis senden oder, wenn die Dokumente mitgeschickt würden, Keinen Link und keine Dokumente senden.

Folgt nach dieser Aufgabe noch ein Schritt mit Signaturen, sendet actaSIGN ohnehin keinen Link; das steht dann unter der Option.

Gut zu wissen

Die Einstellungen gelten nur für diese eine Aufgabe.
Ohne Änderung gilt: Einfache elektronische Signatur (EES), Keine zusätzliche Sicherheit, Standardberechtigungen.