Envoi en masse à une liste de destinataires

Avec l’envoi en masse, vous envoyez le même formulaire à de nombreuses personnes, p. ex. une déclaration de protection des données à tous les collaborateurs. Chaque personne reçoit sa propre demande avec sa propre copie du document.

Où le trouver

Modèles → Modèles de formulaire → ligne du modèle → Autres actions (⋮) → Envoi en masse

Astuce

L’envoi en masse n’est disponible que si votre administration a activé Autoriser l’envoi en masse depuis les modèles de formulaire (voir Activer les modèles et l’envoi en masse). Sinon, le dialogue de démarrage affiche «L’envoi en masse n’est pas activé pour ce mandant.»

Démarrer

1. Envoi en masse à une liste de destinataires est déjà coché.
2. Cliquez sur Démarrer et avancez jusqu’à l’étape Flux de travail.

Destinataires

1. Pour la tâche que chaque personne de la liste assume, Envoyer à une liste de destinataires (envoi en masse) est coché. Si le modèle a plusieurs rôles, choisissez sous Rôle issu de la liste quel rôle les personnes de la liste assument.
2. Collez la liste sous Coller la liste de destinataires : une personne par ligne, séparée par un point-virgule, une virgule ou une tabulation, dans l’ordre e-mail ; nom ; numéro de portable ; langue.
3. Ou téléversez un fichier sous Téléverser un fichier (CSV ou Excel).

actaSIGN vérifie chaque ligne et affiche dans la colonne Statut OK ou l’erreur, p. ex. Adresse e-mail invalide ou Nom manquant. Avec Retirer les lignes erronées, vous supprimez ces lignes.

Les colonnes

Colonne	Obligatoire	Remarque
E-mail	oui	chaque adresse une seule fois
Nom	oui	nom complet
Numéro de portable	seulement avec code SMS	au format +41791234567
Langue	non	de, en, fr ou it

actaSIGN reconnaît automatiquement une ligne d’en-tête (p. ex. «E-Mail; Name»). Sans ligne d’en-tête, l’ordre ci-dessus s’applique.

Espaces réservés

Dans le sujet et le message, vous pouvez écrire {{fullname}} et {{email}}. Chaque personne y voit son propre nom ou sa propre adresse, p. ex. «Bonjour {{fullname}}».

Vérification, envoi, rapport

Cliquez sur Continuer vers l’édition, vérifiez les champs et cliquez sur Envoi en masse au lieu de Envoyer. Une fenêtre s’ouvre avec trois étapes :

1. Vérification : actaSIGN indique combien de demandes il va créer. Cliquez sur Démarrer l’envoi en masse.
2. Envoi : vous voyez combien de demandes ont déjà été lancées. Vous pouvez fermer la fenêtre ; l’envoi continue et vous recevez un e-mail à la fin. Avec Arrêter l’envoi, vous interrompez l’envoi.
3. Rapport : pour chaque personne Démarrée, Échec ou Annulée. Avec Télécharger le rapport (CSV), vous enregistrez la liste ; avec Vers les demandes, vous voyez les demandes.

Envois en masse précédents

Dans l’onglet Modèles de formulaire, Envois en masse (1) affiche tous les envois précédents avec leur état et Afficher le rapport.

Bon à savoir

• Au maximum 500 destinataires par envoi. Par organisation, au maximum trois envois peuvent avoir lieu en même temps.
• Le fichier ne doit pas dépasser 2 Mo (.csv, .txt, .tsv, .xlsx, .xlsm).
• Si la tâche exige un code SMS, chaque ligne doit contenir un numéro de portable. Si elle exige une authentification forte, chaque personne doit déjà l’avoir configurée.
• Un nom ne doit pas contenir d’accolades {{ }}.

Voir aussi

• Utiliser un modèle de formulaire
• Créer un modèle de formulaire
• Suivre les demandes