Signer un document

Quand vous avez lu le document et rempli tous les champs, vous le signez. Selon le type de signature, vous confirmez en plus avec votre portable.

Où le trouver

Lien de l’e-mail → Sélectionner (en bas à droite) → Signer

1. Ouvrez le lien de l’e-mail, voir Ouvrir le lien.
2. Lisez le document et remplissez tous les champs marqués, voir Remplir les champs.
3. En bas à droite, ouvrez Sélectionner et cliquez sur Signer. Pour une approbation, l’entrée s’appelle Approuver.
4. Confirmez selon le type de signature, voir ci-dessous.
5. Opération terminée s’affiche. Cliquez sur Fermer.

Si le document s’ouvre dans Studio, les étapes sont les mêmes. La fenêtre y indique en plus, en haut, où vous en êtes : Confirmation (uniquement avec le téléphone mobile), Signature et Résultat.

L’expéditeur est informé. Quand toutes les personnes concernées ont terminé, vous recevez un e-mail avec le lien vers le résultat, voir Télécharger le résultat.

Compléter les détails de signature

S’il manque des informations que votre signature doit afficher, actaSIGN vous les demande à l’ouverture du document. C’est généralement le cas la première fois.

1. Saisissez le Lieu. Il figurera plus tard à côté de votre signature. Si actaSIGN demande votre Nom complet, vérifiez-le.
2. Facultatif : cliquez sur Informations sur l’entreprise et saisissez Organisation et Fonction/Rôle. Si vous indiquez une organisation, vous devez aussi indiquer la fonction.
3. Facultatif : ajoutez une Signature manuscrite, voir Signature manuscrite.
4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer.

actaSIGN enregistre ces informations pour votre adresse e-mail. Pour le prochain document, il ne demande plus que ce qui manque.

Confirmer selon le type de signature

C’est l’expéditeur qui choisit le type de signature. La confirmation vient après le clic sur Signer.

SES

Signature électronique simple : aucune autre étape. La signature est créée immédiatement.

SEA

Signature électronique avancée :

1. Si ni l’expéditeur ni votre profil n’ont de numéro de portable, Numéro de téléphone s’affiche. Saisissez votre numéro au format international, p. ex. +41701234567, et cliquez sur Confirmer.
2. Vous recevez un SMS. Code de confirmation via SMS s’affiche. Tapez le code et cliquez sur Confirmer.
3. Si le code est faux, Code de confirmation incorrect s’affiche. Cliquez sur Continuer et réessayez.

SEA CH

Signature électronique avancée CH chez Swisscom, uniquement avec un numéro de portable suisse (+41) :

1. Confirmation chez Swisscom s’affiche. Cliquez sur Ouvrir la confirmation Swisscom.
2. Sur la page de Swisscom, vous confirmez avec votre mot de passe et le code SMS de Swisscom.
3. Revenez à actaSIGN. La signature est créée automatiquement. Si vous avez fermé trop tôt la fenêtre Swisscom, cliquez sur Ouvrir à nouveau.

SEQ

Signature électronique qualifiée avec l’application Mobile ID :

1. Confirmation via l’application Mobile ID s’affiche, avec un code.
2. Un message de l’application Mobile ID apparaît sur votre portable. Cela peut prendre jusqu’à 20 secondes.
3. Vérifiez que votre portable affiche le même code et confirmez dans l’application.
4. Vous lisez le message sur le portable ? Revenez ensuite impérativement à actaSIGN pour que la tâche soit terminée.

Approuver

Une approbation n’appose pas de signature. Sous Sélectionner, cliquez sur Approuver. Aucune autre étape ne suit.

La signature qualifiée n'est pas possible ?

Pour la SEQ, vous devez avoir été identifié une fois auprès de Swisscom, avec le numéro de portable de votre Mobile ID. Si l’identification manque ou a expiré, actaSIGN affiche Signature qualifiée impossible et un lien vers plus d’informations. Faites-vous identifier, puis rouvrez la tâche.

Signer vous-même

Vous voulez signer votre propre document, sans que quelqu’un vous ait envoyé de demande ? Voir Moi uniquement : signer votre propre document.

Bon à savoir

• Pour la SEA, la SEA CH et la SEQ, vous avez besoin de votre portable avec du réseau. Pour la SEQ, l’application Mobile ID doit y être configurée.
• Après la signature, vous ne pouvez plus rien modifier. Si quelque chose est faux, demandez à l’expéditeur d’envoyer à nouveau la demande.
• Une tâche uniquement pour information ne doit pas être signée. Vous ne recevez pas de lien de signature pour elle.

Voir aussi

• Signature manuscrite
• Messages lors de la signature
• Signer dans Studio