Termes

actaPASS : Le service de connexion sous my.actapass.com. C’est là que se trouvent votre compte, votre mot de passe et votre deuxième facteur.

actaSIGN : Le service sous my.actasign.ch, dans lequel vous signez des documents et les envoyez pour signature.

Organisation : Votre entreprise, votre association ou votre administration publique dans actaSIGN. À certains endroits, l’application dit Mandant. Voir Organisation et mandant.

Comptes d’entreprise : Dans actaPASS, l’enveloppe qui regroupe une ou plusieurs organisations. Important uniquement pour les administrateurs.

Demande : Un ou plusieurs documents que vous envoyez pour signature.

Tâche : Ce qu’un destinataire doit faire dans une demande, p. ex. signer ou approuver.

Étape : Les tâches d’une même étape se déroulent en parallèle. Les étapes se suivent : l’étape 2 ne commence que lorsque l’étape 1 est terminée.

Destinataire : La personne qui reçoit une tâche. N’a pas besoin de compte.

Propriétaires et observateurs : La personne qui a créé une demande et celles qui la suivent.

Portfolios : Vos documents dans actaSIGN, avec toutes les demandes associées.

Modèle : Un déroulement enregistré que vous réutilisez régulièrement.

Modèles de processus : Modèles avec sujet, étapes et tâches, mais sans document. Voir Vue d’ensemble des modèles.

Modèles de formulaire : Modèles avec des rôles et des champs déjà placés pour un document précis.

Rôle : Dans un modèle de formulaire, la tâche à laquelle appartiennent des champs, p. ex. « Locataire ». Lors de l’utilisation, vous attribuez une personne à chaque rôle.

Document de référence : Le document d’un modèle de formulaire sur lequel se trouvent les champs.

Nom de donnée : Nom court d’un champ, p. ex. « etat_civil ». Il apparaît dans l’export des données et sert pour les conditions.

Envoi en masse : Envoyer le même modèle de formulaire à une liste de personnes, chacune avec sa propre opération.

Représentations : L’apparence de votre signature sur le document (signature, nom, lieu, date …).

Suppléant : Un membre qui reprend vos tâches pendant votre absence.

Signature électronique simple (SES) : Confirme qu’une personne a accepté un document. Pour les processus internes et les contrats simples.

Signature électronique avancée (SEA) : Attribuée de manière univoque à une personne ; la personne confirme avec un code par SMS.

Signature électronique avancée CH (SEA CH) : Signature avancée selon le droit suisse, avec un certificat à son propre nom. Uniquement avec un numéro de portable suisse.

Signature électronique qualifiée (SEQ) : Juridiquement équivalente à la signature manuscrite (Suisse : SCSE, UE : eIDAS). Nécessaire p. ex. pour les contrats pour lesquels la loi exige la forme écrite. Voir Comparaison des types de signature.

Sceau : Sceau électronique de l’organisation au lieu d’une personne.

Authentification à deux facteurs : Connexion avec un mot de passe plus un code provenant d’une application ou une clé d’accès (passkey).

Authentification forte : Protection supplémentaire d’une tâche de signature dans actaSIGN : avant de signer, vous confirmez avec une clé d’accès (passkey) ou une application d’authentification.

Clé d’accès (passkey) : Connexion sans mot de passe, avec l’empreinte digitale, la reconnaissance faciale ou une clé de sécurité.

Codes de récupération : Codes à usage unique pour les cas d’urgence, si le téléphone portable ou la clé d’accès manque.

Single Sign-on : Connexion centralisée de votre entreprise, p. ex. avec Microsoft 365. Vous vous connectez alors à actaPASS avec votre compte d’entreprise.

Studio : Le nouvel écran de documents d’actaSIGN, activé par organisation. Voir Studio : le nouvel écran de documents.

Essai : Dans Studio, remplir le document à titre d’essai comme un destinataire, sans rien enregistrer ni envoyer.