Registrare un'assenza
Registri quando non c’è. Chi vuole inviarLe una richiesta vede allora un avviso. Con un sostituto, se lo desidera, le Sue attività passano automaticamente a questa persona.
- Clicchi su Aggiungi assenza.
- Scelga Dal e Al.
- Sotto Sostituzione scelga un membro della Sua organizzazione, oppure Nessuna sostituzione.
- Facoltativo: Passare automaticamente le attività durante questa assenza. Questo è possibile solo con un sostituto.
- Facoltativo: una Nota. La vedono solo Lei e l’amministrazione.
- Clicchi su Salva assenza. L’assenza viene salvata subito; non deve cliccare anche su Salva.
Le Sue assenze
Sezione intitolata “Le Sue assenze”
- Ogni assenza mostra la data, lo stato (In corso, Pianificata o Terminata) e il sostituto.
- Con la matita (Modifica assenza) modifica un’assenza non ancora conclusa.
- Con il cestino (Elimina assenza) la rimuove subito.
Che cosa viene passato e che cosa no
Sezione intitolata “Che cosa viene passato e che cosa no”Con il passaggio automatico, le attività nuove e aperte vanno al Suo sostituto. Il sostituto firma con il proprio nome e il proprio numero di cellulare; nel protocollo figurano entrambe le persone. Il Suo sostituto vede le attività riprese con l’indicazione Sostituzione per …. Accanto alla Sua assenza è indicato quante attività sono state passate.
Restano a Lei:
- attività con Password o Sigillo
- attività FEA e FEQ, se il Suo sostituto non ha registrato un numero di cellulare (per la FEA CH: nessun numero svizzero)
- attività con autenticazione forte che il Suo sostituto non ha ancora configurato
- attività, se il Suo sostituto è a sua volta assente
Assenze dal calendario
Sezione intitolata “Assenze dal calendario”- Queste assenze portano l’indicazione da Outlook o da Google Calendar. La data si modifica o si elimina nel calendario, non in actaSIGN.
- Sotto Impostazione predefinita per le assenze da Outlook (o da Google Calendar) sceglie il sostituto e se le attività vengono passate. Questo vale per ogni nuova assenza ripresa.
Buono a sapersi
Sezione intitolata “Buono a sapersi”- Un’assenza dura al massimo un anno e non può essere nel passato.
- Al massimo 20 assenze non ancora concluse.
- Non può essere il sostituto di sé stesso.
- I mittenti vedono la Sua assenza quando creano una richiesta e possono passare loro stessi l’attività al Suo sostituto.